Kaikki yritykset ovat kirjanpitovelvollisia harjoittamastaan liike- tai ammattitoiminnasta, joten aloittavana yrittäjänä on hyvä ymmärtää kirjanpidon perusasiat. Vaikka ulkoistaisitkin kirjanpitosi, kirjanpidon ymmärtämisestä on yrittäjälle hyötyä, jotta voit ymmärtää paremmin yrityksesi talousasioita.
Mikä on kirjanpidon tarkoitus?
Kirjanpito tuottaa tietoa yrityksen taloudesta ja tilasta sen ulkoisille sidosryhmille, mutta kirjanpidon tärkeimpänä tehtävänä on kuitenkin tuottaa tärkeää tietoa yritykselle itselleen. Kirjanpidon avulla pysytään perillä esimerkiksi yrityksen liikevaihdon ja kannattavuuden kehityksestä sekä voidaan tehdä yrityksen toimintaan liittyviä laskelmia ja suunnitelmia.
Sijoittajille ja muille sidosryhmille kirjanpito antaa tietoa, mihin yritys on esimerkiksi annettua lainaa tai sijoituksia käyttänyt. Kirjanpitoa tarvitaan myös yrityksen verotusasioiden laskemisessa ja suunnittelussa.
Kirjanpidon yksi tehtävistä on pitää erillään yrityksen ja yrittäjän omat rahat, tulot ja menot. Yritystili helpottaa tässä, jolloin yrityksen ja yrittäjän rahat eivät mene missään kohtaa sekaisin ja kirjanpidon pitäminen on helpompaa.
Miten kirjanpitoa pidetään?
Kirjanpitovelvollisuus alkaa viimeistään silloin, kun toimintaa aletaan harjoittamaan yrityksen nimiin. Kirjanpitoa säätelee kirjanpitolaki, jossa määritellään esimerkiksi liiketapahtumien kirjaaminen, kirjanpitoaineiston säilytysaika sekä tilinpäätösperiaatteet. Yhdenmukainen kirjanpito mahdollistaa sen, että yritykset ovat helpommin vertailtavissa.
Liiketapahtumista tilinpäätökseen
Yrityksen liiketapahtumiksi kutsutaan kaikkia yrityksen myyntejä, ostoja ja muita rahasuorituksia. Liiketapahtumista täytyy olla tositteet, joka tarkoittaa yleensä joko laskua tai kuittia. Näistä tositteista käy ilmi esimerkiksi päivämäärä, mitä on ostettu tai myyty ja milloin se on toimitettu. Varmista siis, että laitat kaikista ostoistasi kuitit talteen ja säästät kopiot laskuista, joita lähetät asiakkaillesi! Nämä tositteet ovat kirjanpitosi tekemiselle äärimmäisen tärkeät, sillä tositteiden perusteella tehdään kirjaukset kirjanpitoon.
Kun liiketoiminta alkaa, alkaa myös yrityksen ensimmäinen tilikausi. Tilikausi on yleensä 12 kuukautta ja tilikauden päättyessä laaditaan kirjanpidon perusteella yrityksen tilinpäätös. Tilinpäätöksen keskeisimmät osat ovat tuloslaskelma ja tase. Tuloslaskelmasta selviää yrityksen tuloksen muodostuminen ja tase kertoo yrityksen varallisuudesta.
Yrityksen koko vaikuttaa kirjanpito- ja tilinpäätösvaatimuksiin. Esimerkiksi pienet toiminimiyrittäjät voivat jättää tilinpäätöksen laatimatta. Vaikka tilinpäätös ei olisikaan pakollinen, sen tekemisestä voi kuitenkin olla hyötyä, esimerkiksi yrityksen veroilmoituksen laatimisessa tai rahoitusta haettaessa. Lue lisää toiminimen tilinpäätösvelvoitteesta ja miksi tilinpäätöksen tekeminen on suositeltavaa.
Kirjanpitolain mukaan tilinpäätöstä, kirjanpitoa sekä siihen liittyviä tietoja tulee säilyttää 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Kirjanpitoon vietyjä tositteita taas tulee säilyttää vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, kun tilikausi on päättynyt.
Kahdenkertainen vai yhdenkertainen kirjanpito?
Yleensä kirjanpitovelvollisen on pidettävä kahdenkertaista (suoriteperusteista) kirjanpitoa, mutta toiminimiyrittäjä voi tiettyjen ehtojen täyttyessä pitää myös yhdenkertaista (maksuperusteista) kirjanpitoa.
Kahdenkertaisessa kirjanpidossa tehdään nimensä mukaisesti merkinnät kahdelle tilille. Siinä merkitään kirjanpitoon, mihin raha on käytetty (debet) ja mistä raha on tullut (kredit). Yhdenkertaisessa kirjanpidossa merkitään vain, mihin raha on käytetty. Lue lisää kahdenkertaisesta kirjanpidosta ja mitä hyötyä siitä on.
Kannattaako kirjanpito tehdä itse vai ulkoistaa?
Etenkään pienellä toiminimellä yhdenkertaisen kirjanpidon laatiminen ei ole monimutkaista, mutta kirjanpidon ulkoistamisesta voi hyötyä sekä ajallisesti että rahallisesti. Yrittäjänä on usein kannattavampaa käyttää kirjanpitoon käytetty aika ennemmin omaan ydintoimintaansa.
Virheellisesti laadittu kirjanpito voi johtaa sanktioihin, joten kirjanpitäjän avulla saat myös varmistettua sen, että kirjanpito tulee varmasti tehtyä oikein. Lisäksi kirjanpitäjä osaa auttaa esimerkiksi verovähennyksissä sekä veroratkaisujen suunnittelussa. Vaikka antaisit kirjanpitosi tilitoimiston hoidettavaksi, yrittäjän tehtävänä on toimittaa tositteet sovittuna ajankohtana kirjanpitäjälle.
Usein kirjanpitopalveluihin kuuluu myös tilinpäätöksen ja veroilmoituksen tekeminen. Tilitoimistoista on saatavilla myös erilaisia lisäpalveluita, kuten palkanlaskentaa tai neuvontapalveluita. Lue täältä vinkit yrityksellesi sopivan kirjanpitäjän valintaan.
