| Sonja Kalatie

Mikä on tosite ja kuinka kauan kirjanpidon tositteita täytyy säilyttää?

Mikä on tosite ja kuinka kauan kirjanpidon tositteita täytyy säilyttää?

Jokaiselle yrittäjälle kirjanpito on varmasti tuttu asia. Vaikka olisitkin ulkoistanut kirjanpitosi, on sinun itse huolehdittava kirjanpitoaineiston ja tositteiden säilytyksestä. Lisäksi sinun on toimitettava kaikki kirjanpitoaineistot kirjanpitäjällesi tai tilitoimistollesi sovittuina aikoina. Yrittäjällä saattaa olla paljon kysymyksiä, jotka koskevat kirjanpitoaineistoa, tositteita ja kirjanpitäjälle toimitettavia materiaaleja. Tähän artikkeliin keräsimme tietoa tositteista ja kirjanpidon säilytysajoista. 

Mikä on tosite?

Tosite on todiste yrityksesi liiketoimintaa koskevasta tapahtumasta. Kun rahaa liikkuu tai teet liiketoimia, joilla on vaikutusta yrityksesi kirjanpitoon ja verotukseen, pitää asia pystyä todistamaan tositteen avulla. 

Tosite voi olla sähköisessä tai paperisessa muodossa, eikä muodolla ole niin väliä. Tärkeintä on, että tositteesta selviää asiasisältö. Se voi olla monisivuinen, ja on tärkeää, että kaikki sivut ovat tallessa. Tosite voi olla esimerkiksi kuitti, liiketilan vuokrasopimus, ajopäiväkirja tai lasku. Tosite voi olla myös monia muita asioita, kuten:

  • osto- ja myyntilasku
  • matkalasku
  • vakuutusten sopimus
  • kauppakirja
  • velkakirja
  • verotuspäätös
  • tiliote.

Yrityksen kirjanpito vaatii tositteen jokaisesta yrityksen toimintaan liittyvästä ostoksesta. Kirjanpitoon ei nimittäin voi merkitä tapahtumaa, jolle ei löydy jotain todistetta. Tosite ajaa tämän asian: se todistaa, että kyseinen hankinta on tehty oikeasti ja yritystä varten. Ilman tositetta hankintaa ei voi vähentää kirjanpidossa.

Tositteita tarvitaan kirjanpitoa varten, sillä oikein tehty kirjanpito muodostaa pohjan verotukselle. Tositteiden avulla kirjanpitäjä voi muodostaa kirjanpitosi lakipykälien mukaisesti. 

Millainen on kirjanpitokelpoinen kuitti?

Tositteilla on sisältövaatimuksia, eikä esimerkiksi pelkkä ostopaikka ja summa riitä kirjanpitoon kelpuutettavaksi kuitiksi. Esimerkiksi ostokuitista tulee ilmetä päivämäärä, myyjän liikkeen nimi sekä y-tunnus. Lisäksi tositteesta on käytävä ilmi myös selvitys siitä, mitä olet ostanut ja millä hinnalla sekä mikä on arvonlisäverokanta. 

Kuitin tietojen on myös oltava selkeitä. Pelkät tuotekoodit tai -numerot eivät välttämättä kerro kirjanpitäjälle mitään, joten sinun on selvitettävä se, mitä olet ostanut. Tositteita kannattaa täydentää tällaisin tiedoin.

On tärkeää, että tositteesta selviää myös se, millä tavalla osto liittyy yrityksesi toimintaan. Esimerkiksi leivonnaisten ostaminen vaatii selityksen, miksi ne ovat ostettu. Osto muuttuu kuluksi vasta, kun selvität kyseessä olevan liikeneuvotteluiden tarjoilut. Muista myös tarkentaa, keitä kestitettiin ja miksi. 

Kuinka kauan tositteita ja kirjanpitoa on säilytettävä?

Varmista, että otat ostoksistasi kuitit talteen ja säästät kopiot lähettämistä laskuistasi. Liiketapahtumia todentava kirjanpitoaineisto, kuten tilikauden tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto, on säilytettävä vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä. 

Puolestaan esimerkiksi tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. 

Kirjanpitoaineiston säilyttäminen

Vaikka tositteiden säilytysaika on pitkä, ei se tarkoita, että hyllyjen täytyisi notkua kuittimappien painosta. Yrittäjänä sovit kirjanpitäjän kanssa jo sopimuksen alussa siitä, milloin ja missä muodossa kirjanpitoon vaadittavat tositteet toimitetaan. Sähköiset säilytys- ja toimitustavat helpottavat sekä sinun että kirjanpitäjän toimia.

Tavallisia kuitteja ei edes kannata säilyttää paperisina, sillä ne haalistuvat vuosien mittaan helposti. Kirjanpitolaki kuitenkin edellyttää, että tositteet säilyvät luettavina. Alkuperäistä kuittia ei ole pakko pitää tallessa, vaan kopiokin siitä riittää. Esimerkiksi älypuhelimella otettu kuva kuitista on hyvä tosite, joka kelpaa kirjanpitoon.

Oli säilytystapa kuitenkin mikä tahansa, olennaista on toimittaa aineisto aikataulussa, hyvässä järjestyksessä ja siistinä. Jos lipsut aikatauluista tai kirjanpitäjäsi joutuu kyselemään puuttuvien tositteiden perään, saattaa se näkyä kirjanpidon hinnassa nousuna.

Onko kirjanpidon kuitti hukassa?

Jos kuitti esimerkiksi vahingossa kuitenkin hukkuu, voit tehdä itse ostosta selvityksen kirjanpitäjällesi. Huomioi kuitenkin, että vaikka kirjanpitoon voi merkitä kuluksi itse tehdyn selvityksen ostosta, ei itse laadituista ostoselvityksistä saa arvonlisäverovähennyksiä. Tämä aiheuttaa turhaa rahanmenoa. 

Säästä siis kaikki liiketoimintaasi liittyvät tositteet huolellisesti ja siististi. Pääasiassa tositteita on säilytettävä 6 vuotta, mutta tiettyjä asiakirjoja täytyy säilyttää jopa 10 vuotta. Sähköiset alustat helpottavat tositteiden säilyttämistä, sillä silloin ne säilyvät varmasti ja pysyvästi. Tällöin kirjanpitosi voi toimia lakipykälien mukaan ja olla yritystoimintasi perusta! 

Helpota kuittien käsittelyä kulu- ja matkalaskuohjelmalla

Kulu- ja matkalaskuohjelmalla saat kuitit kirjanpitoon sähköisesti ja hoidat myös matkalaskut kätevästi. Vertaa palveluntarjoajat helposti ilona.worksin verkkokaupassa ja löydä sinulle sopivin palvelu!

Vertaa kulu- ja matkalaskuohjelmat 

Vertaa kirjanpitopalvelut