Kirjanpito on jokaisen yrittäjän velvoite, sillä kaikki yritykset ovat kirjanpitovelvollisia. Oikein järjestetty ja hoidettu kirjanpito muodostaa perustan yrityksen taloudellisen tilanteen ymmärtämiselle, päätöksenteolle ja kasvulle. Tässä artikkelissa tarkastelemme, kuinka yrityksen kirjanpito kannattaa järjestää eri tilanteissa.
Mitä on yrityksen kirjanpito?
Kirjanpito on yrityksen toimintaan liittyvien menojen ja tulojen ylös kirjaamista. Kirjanpidon avulla pidät omat ja yrityksesi rahat erillään ja pysyt perillä yrityksesi varoista, veloista sekä tuloksesta. Oikein tehtynä se antaa arvokasta tietoa yrityksesi kannattavuudesta sekä määrittää kuinka paljon sinun tulee maksaa yritystoiminnastasi veroja. Kaikki yritykset ovat yritysmuodosta, koosta tai toimialasta riippumatta kirjanpitovelvollisia ja yrittäjänä sinulla on vastuu kirjanpidon järjestämisestä.
Mikä on tilikauden pituus?
Yrityksen kirjanpitoa pidetään tilikausittain ja tilikauden pituus on yleensä 12 kuukautta. Poikkeuksellisesti tilikausi voi olla myös pidempi tai lyhyempi esimerkiksi silloin, kun yritystoiminta on alkamassa tai loppumassa. Ensimmäinen tilikausi alkaa siitä päivästä, kun perustat yrityksen. Kun toiminta aloitetaan, määrittelet tilikauden päättymisen ajankohdan. Tilikauden pituus voi olla pidempi tai lyhyempi kuin 12 kuukautta, mutta enimmäispituus on kuitenkin 18 kuukautta.
Yhdenkertainen vai kahdenkertainen kirjanpito?
Suurin osa yrityksistä käyttää kahdenkertaista kirjanpitoa, sillä lähtökohtaisesti yritysten ja yhteisöjen on pidettävä kahdenkertaista eli suoriteperusteista kirjanpitoa. Kahdenkertainen kirjanpito tarkoittaa, että yrityksen jokainen liiketapahtuma merkitään ainakin kahdelle kirjanpidon tilille. Toiselle tilille (debet) kirjataan rahan käyttö ja toiselle (kredit) rahan lähde.
Yhdenkertaisessa kirjanpidossa tapahtumakirjaukset tehdään sitä mukaan kun yrityksesi tilillä liikkuu rahaa ja kirjaukset tehdään vain yhdelle tilille. Verotuksen vuoksi tilitapahtumat jaksotetaan maksuperusteisesti eli yhdenkertaisessa kirjanpidossa kaikki taloudelliset tapahtumat näkyvät aikajärjestyksessä. Tämän vuoksi yhdenkertaista kirjanpitoa on helppo tulkita ja käyttää.
Milloin voin pitää yhdenkertaista kirjanpitoa?
Yhdenkertainen kirjanpito on mahdollista vain yksityisille elinkeinonharjoittajille (toiminimi). Yhdenkertaisen kirjanpidon etuna on, että se on helppo oppia ja toteuttaa myös itse. Tapahtumien kirjaaminen vain yhden kerran nopeuttaa kirjanpitoa.
Voit pitää yhdenkertaista kirjanpitoa, jos yrityksessäsi täyttyy enintään yksi seuraavista ehdoista:
- Taseen loppusumma on yli 100 000 euroa
- Liikevaihto on yli 200 000 euroa
- Yrityksessäsi työskentelee keskimäärin yli kolme henkilöä
Jos listan kaksi tai useampaa kohtaa täyttyy tai yrityksesi tilikausi on muu kuin kalenterivuosi, sinun on käytettävä kahdenkertaista kirjanpitoa.
Kahdenkertainen kirjanpito on pakollinen muille yritysmuodoille, mutta myös toiminimille kahdenkertaisen kirjanpidon pitäminen voi olla järkevää, etenkin jos tositteita on paljon. Sen avulla voit seurata tarkasti yrityksesi talouden kehitystä, kuten tulojen ja menojen tasapainoa, tehdä perusteltuja päätöksiä tulevaisuudesta ja suunnitella verotusta.
Kirjanpito-ohjelmissa käytetään kahdenkertaista kirjanpitoa ja kahdenkertainen kirjanpito helpottaa virheiden huomaamista, kun tapahtumien kirjaaminen on systemaattista. On kuitenkin tärkeää olla huolellinen siitä, että vastakirjaukset tehdään oikein ja kirjanpito on ajan tasalla.
Voinko hoitaa yritykseni kirjanpidon itse?
Voit tehdä yrityksesi kirjanpidon kokonaan itse, mutta se ei yleensä ole suositeltavaa ellei sinulla ole aiempaa kokemusta kirjanpidosta. Kirjanpito vaatii tarkkuutta, sillä se sisältää paljon yksityiskohtia. Kokemattomana siinä voi helposti sattua virheitä, jotka voivat aiheuttaa yrityksellesi suuriakin kustannuksia. Lisäksi kirjanpidon käytäntöjen selvittäminen vie arvokasta aikaa ydintoiminnastasi.
Mikäli koet, että sinulla on osaamista ja motivaatiota tehdä yrityksesi kirjanpito itse, se voi olla kannattavaa, jos sinulla on pieni yritys, jossa liiketapahtumia kertyy harvakseltaan tai samat tapahtumat toistuvat kuukausittain. Tällöin voit käyttää avuksesi sähköistä kirjanpito-ohjelmaa. Kirjanpito-ohjelmat helpottavat kirjanpidon hoitamista itse, sillä monesti sinun täytyy vain ladata tositteet ohjelmaan ja ne siirtyvät sieltä automaattisesti kirjanpitoon.
Lue täältä lisää, kannattaako toiminimen kirjanpito tehdä itse vai ulkoistaa.
Kirjanpidon ulkoistaminen
Jos kirjanpito ei ole omaa alaasi ja liiketapahtumia kirjanpitoon kertyy paljon, on suositeltavaa, että ulkoistat kirjanpitosi. Asiantunteva kirjanpitäjä hoitaa kirjanpitosi tehokkaasti ja huolehtii, että kaikki viranomaisvelvoitteet on hoidettu kirjanpitolain mukaisesti ja mahdolliset verovähennykset vähennetty verotuksestasi.
Keskimäärin kirjanpidon ulkoistaminen maksaa noin 100 euroa kuukaudessa, mutta siihen vaikuttaa niin yritystoimintasi laajuus, tositteiden määrä kuin hinnoittelumallikin. Tästä syystä kirjanpidon ulkoistamisen hinnat voivat vaihdella paljon.
Lue lisää yrityksen kirjanpidon ulkoistamisen kustannuksista täältä.
Kirjanpidon säilyttäminen
Yrittäjänä olet vastuussa kirjanpitoaineiston asianmukaisesta säilytyksestä. Sinun tulee säilyttää kirjanpidot, tilinpäätökset sekä niihin liittyvät aineistot 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Lisäksi kirjanpitoon toimitetut tositteet eli esimerkiksi kuitit ja laskut tulee säilyttää 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Jos olet ulkoistanut kirjanpidon, tilitoimisto hoitaa yleensä kirjanpitoaineiston arkistoinnin puolestasi.
Vertaa ja hanki kirjanpitopalvelut helposti
ilona.worksin kautta vertaat kaikki tilitoimistot ja kirjanpitopalvelut helposti yhdestä paikasta. Laskurimme avulla pääset vertailemaan palveluiden hintoja ja ominaisuuksia ja hankkimaan sinulle sopivimman palvelun.
Jos tarvitset apua sinulle sopivan kirjanpitopalvelun valinnassa, autamme mielellämme. Kysyminen ei maksa mitään, palvelumme on yrittäjälle aina ilmainen!
