Uutena yrittäjänä yksi ensimmäisistä päätöksistäsi on se, miten aiot toteuttaa kirjanpidon. Voit mahdollisesti tehdä kirjanpidon itse tai ulkoistaa sen osaavalle kirjanpitäjälle tai tilitoimistolle. Usein ulkoistamista epäröidään siksi, että kirjanpidon hinta mietityttää. Kirjanpidolle onkin vaikeaa antaa tarkkoja lukuja, vaikka kuinka tarkasti tutkisi hinnastoja.
Mihin kirjanpidon hinnoittelu perustuu?
Kirjanpidon hintaan vaikuttaa se, millä periaatteella hinta muodostetaan. Hinnoittelutapoja on monia, mutta yleisimmin kirjanpidon hinta voi perustua
- tositteiden tai vientien lukumäärään
- kirjanpitäjän käyttämän ajan määrään eli tuntiveloitukseen
- yllä mainittujen yhdistelmään
tai
- hinta voi olla osittain tai täysin kiinteä.
Tosite tarkoittaa liiketapahtuman todistusaineistoa. Tosite voi olla mikä tahansa yritystoimintasi tuloon tai menoon liittyvä todiste. Tosite voi olla muutakin kuin pelkkä kuitti, sillä se voi olla esimerkiksi vuokrasopimus, lasku tai ajopäiväkirja.
Vienti on tositteen kirjaus kirjanpitoon. Nämä kaksi termiä eritellään siksi, että yhdestä tositteesta voi koitua useampi kirjaus. Esimerkiksi osakeyhtiöiden kahdenkertaisessa kirjanpidossa yksi tosite kirjataan kahdesti sekä debet- että kredit-puolelle.
Mikä hinnoittelumalli on paras?
On vaikea sanoa, mikä kirjanpidon hinnoittelumalli on paras. Se riippuu toimintasi laajuudesta, tarvitsemistasi lisäpalveluista sekä siitä, kuinka tarkasti haluat tietää luvut etukäteen.
Tosite- ja vientiperusteisessa hinnoittelussa jokaiselle tositteelle tai viennille on etukäteen sovittu yksikköhinta, jonka mukaan työstä laskutetaan. Tällöin voidaan sopia esimerkiksi siitä, että pakettiin kuuluu kymmenen tositetta ja ylimenevistä laskutetaan erikseen. Yleensä ylimenevät tositteet ja viennit laskutetaan selkeästi kalliimmalla hinnalla.
Tosite- ja vientiperusteinen hinnoittelu sopii yrittäjälle, joka osaa arvioida tositteiden määrän tai jolla on vähän tositteita. Ongelma kuitenkin on se, että yleensä aloittelevan yrittäjän on hankala arvioida, kuinka paljon tositteita on tai kuinka paljon aikaa siihen menee. Arviointi voi olla hankalaa etenkin silloin, jos ei tiedä, mitkä kaikki ovat tositteita. Tositteella ei tarkoiteta vain ostokuitteja, vaan tosite voi olla myös esimerkiksi puhelinlasku tai työhuoneen vuokrasopimus. Jos arvioit tositemäärän väärin, voi sinua odottaa suuri yllätyslasku.
Käytetyn ajan määrään perustuva hinnoittelu on hyvä myös silloin, kun tositteiden määrä on oikeasti pieni. Kirjanpidon hinta täydeltä tunnilta on noin 40-50 euroa ja siitä ylöspäin, mutta on hyvä muistaa, että hinta on vain suuntaa-antava. Paikkakunta ja monet muut asiat vaikuttavat kirjanpidon hintaan paljon.
Tositteiden ja käytetyn ajan määrään perustuvassa hinnoittelumallissa tarkoitetaan esimerkiksi sitä, että tositteet veloitetaan niiden määrän mukaan, mutta esimerkiksi tilinpäätöstyö ja veroilmoitus tehdään tuntihinnalla.
Kiinteään hintaan perustuvassa hinnoittelussa on etukäteen sovittu kirjanpidon kuukausihinta. Tämä on helppo ratkaisu, sillä silloin yllätyksiä ei tule. Maksut ovat aina ennakoitavissa, sillä tiedät, paljonko maksat. Tämä myös helpottaa kassavirran hallintaa ja oman talouden suunnittelua.
Kiinteään hintaan perustuva hinnoittelu ei kuitenkaan houkuttele yrittäjiä, joilla tapahtumien kuukausittainen määrä vaihtelee suuresti. Jos toisinaan tositteita on vähän, on riskinä, että maksat kirjanpidosta ylihintaa. Kiinteällä hinnalla varmistut kuitenkin siitä, että kirjanpitäjä hoitaa viralliset velvoitteet oikein ja verottaja saa tarpeelliset ilmoitukset, vaikkei tapahtumia olisikaan paljoa.
Miten voit itse vaikuttaa kirjanpidon hintaan?
On erilaisia keinoja, joiden avulla voit itse vaikuttaa kirjanpidon hintaan.
-
Valitsemalla pidemmän ilmoituskauden
Jos liikevaihtosi on alle 30 000 euroa, voit ilmoittaa ja maksaa arvonlisäverot kerran vuodessa tai neljännesvuosittain. Jos sinulla on pidempi ilmoituskausi, vähentää se kirjanpitäjäsi työtä ja täten myös kuluja.
Jos liikevaihtosi on 30 000–100 00 euroa, voit maksaa arvonlisäverot neljännesvuoden jaksoissa, mutta et vain kerran vuodessa.
-
Hoitamalla huolellisesti omat tehtäväsi
Jos lähetät kirjanpitomateriaalit kirjanpitäjällesi vanhaan tapaan kirjekuoressa, muista varmistaa, että kuitit ja tositteet ovat järjestyksessä. Tämä säästää kirjanpitäjältä aikaa, kun hänen ei tarvitse järjestää niitä. Varmista myös, että lähetät kaikki kuitit ja tositteet. Kirjanpitäjäsi veloittaa sinua lisää, jos hän joutuu käyttämään aikaa puuttuvien aineistojen tietojen etsimiseen.
-
Hyödyntämällä helppokäyttöisiä kirjanpito-ohjelmia
Useat tilitoimistot tarjoavat jopa yksinyrittäjille mahdollisuutta käyttää helppoja ohjelmistoja, joilla tositteet saa itse lähetettyä suoraan kirjanpitoon. Tällä voidaan säästää kirjanpitäjän manuaaliseen työhön menevää aikaa, mikä puolestaan taas näkyy halvempana hintana asiakkaalle.
Kirjanpidon sähköistäminen kannattaa, sillä voit pienentää kirjanpidon hintaa sähköistämällä kirjanpidon. Jos kirjanpitäjän täytyy käydä läpi käsin paperikuitit, kuluu siihen enemmän aikaa, ja se myös näkyy laskussa. Sähköinen kirjanpito voi näkyä halvempana hintana. Kannattaa myös toimittaa kaikki tositteet säntillisesti, sillä kirjanpitäjä kyllä veloittaa, jos hänen täytyy selvitellä kadonneiden tositteiden perään.
-
Tapaamiset kasvotusten vai sähköpostilla?
Kirjanpitäjän valintaan ja hintaan vaikuttaa myös se, haluatko jutella asioista kasvotusten vai riittääkö sähköpostilla tai puhelimella tapahtuva kommunikointi.
Pieni paikallinen tilitoimisto voi olla muutaman euron halvempi, mutta myös niissä on aina riskinsä. Kirjanpitosi voi olla tällöin riippuvainen yhden henkilön työpanoksesta, joten on kannattavaa ottaa huomioon, mitä tapahtuu, mikäli kirjanpitäjäsi sairastuu. Jos sinulle ei ole juurikaan väliä sillä, pääsetkö tapaamaan kirjanpitäjääsi kasvotusten, on hyvä vaihtoehtoa myös miettiä tilitoimiston löytämistä laajemmalta alueelta. Tämä voi lopulta tulla myös edullisemmaksi vaihtoehdoksi.
Kirjanpidon hintaan vaikuttaa moni asia
Yrityksen kirjanpidon hintaan vaikuttaa moni asia, joten selkeitä summia on hyvin vaikea antaa. Päätoimisella yrittäjällä kirjanpidon hinta on yleensä vähintään 50 euroa kuussa, mutta keskimäärin kirjanpidon hinta on noin sadan euron molemmin puolin. Usein kirjanpitäjän veloittama tuntihinta on vähintään 40 euroa, ja hintahaarukka liikkuu noin 40–100 euron välillä, riippuen työstä. Esimerkiksi tilintarkastuksen selvitystyö voi olla kalliimpaa kuin tavallinen tositteiden kirjaus.
Ei kuitenkaan ole syytä tehdä valintaa vain kirjanpidon hinnan perusteella, sillä on otettava huomioon muitakin asioita. Yrittäjänä haluaisi varmasti säästää kaikesta mahdollisesta, ja kirjanpito voi tuntua tällaiselta säästämisen kohteelta. Kirjanpidon ulkoistamista ei kannata vältellä vain hinnan vuoksi. Kirjanpitoa ei ole pakko ulkoistaa, mutta jos sinulla ei riitä tieto ja taito kirjanpidon kiemuroihin, on ulkoistaminen kannattavaa. Lue artikkelistamme lisää siitä, miksi toiminimen kirjanpito kannattaa ulkoistaa.
Jos olet sivutoiminen yrittäjä, ja lähetät muutaman laskun vuodessa etkä tee hankintoja tai tarvitse kuukausittaista kirjanpitoa, jää vuosittainen kirjanpidon kustannus pieneksi. Mutta jos teetkin hankintoja ja muutaman laskun lisäksi tuloja tuleekin korttipäätteestä ja käteistilityksistä, on kirjanpitäjällä jo enemmänkin tekemistä. Mitä enemmän kirjanpitäjällä on tehtävää, sitä isompi laskukin on.
Mikäli kirjanpidon hinnoittelumallisi perustuu tositteiden määrään, yritä arvioida tarkasti, kuinka paljon tositteita sinulle kertyy kuukaudessa. Tositteiden määrän arvioinnista voi olla hyötyä, vaikka hinnoittelumalli olisikin tuntihintainen. Mikäli tilitoimisto puolestaan veloittaa tuntihinnalla, ota selvää ja kysy, kuinka kauan tositemääräsi käsittelyyn kuluu aikaa.
Tilitoimistoa valitessasi ota kunnolla selville, mitä palveluun oikeasti kuuluu. Pieneltä näyttävän kuukausihinnan päälle voi tulla paljon erilaisia pieniäkin lisäkuluja, ellet ole tarkkana. Muista kuitenkin, että kirjanpidon hinnan ei pitäisi olla ensimmäinen kriteeri tilitoimistoa valitessa. Hyvin toimiva kirjanpito on aina yrittäjän etu!
Vertaa kirjanpidon ratkaisut!
ilona.worksin verkkosivujen kautta vertailet helposti tilitoimistoja ja taloushallinnon ratkaisuja. Laskurillamme vertaat palveluiden ominaisuuksia ja hintoja sekä hankit sinulle sopivimman palvelun suoraan verkkokaupastamme.
