Joskus yrittäjälle voi tulla eteen tilanne, kun kirjanpitäjän tai tilitoimiston vaihtaminen on ajankohtaista. Tilitoimiston vaihtaminen saattaa helposti tuntua työläältä ja hankalalta urakalta. Vaihdon ei kuitenkaan tarvitse olla vaikeaa, kun tietää, mitä tehdä. Tästä artikkelista saat tietoa, mitä kannattaa ottaa huomioon tilitoimistoa vaihtaessa!
Mistä syistä tilitoimistoa usein vaihdetaan?
Tilitoimiston tai kirjanpitäjän vaihtamiselle voi olla useita syitä, eikä vaihdon syy ole aina tilitoimistossa. Joskus kirjanpitäjä saattaa jäädä eläkkeelle, jolloin on syy etsiä uusi kirjanpitäjä. Toisaalta on olemassa myös hyvin tyypillisiä syitä, joiden vuoksi tilitoimisto vaihdetaan.
Syitä voi olla esimerkiksi
- laskutukseen liittyvät epäselvyydet
- kommunikaation haasteet
- tilitoimiston puutteet
- tyytymättömyys palveluiden laatuun
- kirjanpitäjä laiminlyö tehtäviään.
Voi olla, että kirjanpitäjä laiminlyö tehtäviään tai hoitaa ne huolimattomasti. Jos kirjanpitäjä ei hoida velvollisuuksiaan, kannattaa asiaan ehdottomasti puuttua. Mikäli kirjanpidossa on virheitä, on niistä viime kädessä vastuussa yrittäjä itse, vaikka kirjanpito olisikin ulkoistettu.
Vaihdon kanssa ei kuitenkaan kannata hätiköidä, ja ongelmat kannattaakin ensisijaisesti pyrkiä selvittämään oman tilitoimiston ja kirjanpitäjän kanssa. Eikö kirjanpitäjä muistuttanutkaan alv-maksuista? Voi olla, ettei asiasta oltu edes sovittu. Kannattaa ottaa yhteyttä kirjanpitäjään ja sopia pelisäännöistä selkeästi. Ehkä kirjanpitäjä ei edes tiedä, ettet ole tyytyväinen palveluun.
Mikäli kuitenkin yllämainituista tai joistain muista syistä tuntuu, ettei yhteistyön jatkaminen tilitoimiston kanssa ole kannattavaa, on syytä tehdä asiaan muutos. Kirjanpidolla on erittäin tärkeä rooli yritykselle, sillä kyseessä on yrityksen talouteen ja kannattavuuteen liittyvä asia, eikä sitä kannata riskeerata.
Mitä kannattaa ottaa huomioon tilitoimistoa vaihtaessa?
Ennen tilitoimiston vaihtamista uuteen kannattaakin pohtia sitä, miksi haluaa vaihtaa nykyisestä uuteen. Tämä helpottaa uuden tilitoimiston etsimistä, kun tietää, mitä kirjanpidon ratkaisuilta haluaa. Vaihtoehtoja miettiessä kannattaa tutustua mitä eri vaihtoehtoja on tarjolla. Lisäksi on syytä ottaa huomioon esimerkiksi hinnoittelumallit, sillä kustannusten arviointi on olennainen osa yrityksen taloutta ja kirjanpitoa. On olemassa myös muita asioita, joita on hyvä ottaa huomioon tilitoimistoa vaihtaessa.
1. Sopimuksen irtisanomisaika
Kannattaa selvittää nykyisen sopimuksen irtisanomisaika heti aluksi, jottei se myöhemmin tule yllätyksenä. Tavallisesti irtisanomisaika on 2–3 kuukautta, mutta muustakin on voitu sopia. Kannattaa myös sopia tarkasti siitä, mihin asti edellinen tilitoimisto tekee ja mistä uuden vastuu alkaa.
2. Vaihtamisen ajankohta
Voit hyvin vaihtaa tilitoimistoa vaikka kesken tilikauden, sillä yhtä oikeaa ajankohtaa tilitoimiston vaihtamiselle ei ole olemassa. Jos vuosi on kuitenkin jo loppumassa, voi olla kannattavaa, että vanha tilitoimisto hoitaa tilinpäätöksen ja veroilmoituksen loppuun asti. Tällöin tilitoimisto kannattaisi vaihtaa vasta uuden tilikauden alkaessa, jolloin uusi kirjanpitäjä voi aloittaa niin sanotusti puhtaalta pöydältä.
Asia on silti tilannekohtainen, sillä mikäli tilitoimiston palveluissa on selkeitä puutteita tai virheitä, on yhteistyötä turha jatkaa yhtään pidempään kuin on pakko.
3. Kirjanpitomateriaalin siirto
Kannattaa selvittää, miten kirjanpitomateriaalin siirtäminen tapahtuu. Saatko kirjanpitäjältä viimeisimmän tuloslaskelman, jonka voit viedä uudelle kirjanpitäjälle? Entä mahdolliset tase-erittelyt ja tilinpäätökset?
Entä miten saat aineiston kirjanpitäjältä? Onko teillä käytössä sähköinen kirjanpito-ohjelmisto, josta sinä tai uusi kirjanpitäjäsi voi itse noutaa aineiston? Vai toimitetaanko aineisto sinulle esimerkiksi sähköpostitse?
Pidä huoli siitä, että saat kaiken tarvittavan materiaalin kirjanpitäjältäsi. Uudelta kirjanpitäjältä kannattaa varmistaa, mitä kaikkea aineistoa hän tarvitsee, jotta kirjanpito voi jatkua saumattomasti.
4. Millä kirjanpidon ohjelmistolla jatketaan?
On hyvä ottaa selvää myös siitä, onko tilitoimistossa käytössä jokin sähköinen kirjanpito-ohjelmisto. Tilitoimiston vaihtaminen helpottuu entisestään, mikäli uusi ja vanha tilitoimisto käyttävät samaa sähköisen taloushallinnon ohjelmistoa, sillä tällöin kirjanpitoaineistoja ei tarvitse siirtää eri järjestelmien välillä.
Mikäli kuitenkin tilitoimistoilla on käytössään eri kirjanpito-ohjelmistot, selvitä aineiston siirtämisestä mahdollisesti koituvat kulut. Kannattaa tarkistaa uudelta tilitoimistolta, kuinka nopeasti palvelun saa käyttöön.
5. Miten vältät ongelmat uuden tilitoimiston kanssa?
Tilitoimiston vaihduttua kannattaa uuden tilitoimiston kanssa käydä läpi ne syyt, jotka johtivat vaihtoon. Mikäli vaihdon syynä oli esimerkiksi kommunikaation haasteet tai laskutuksen epäselvyydet, ei virheitä kannata toistaa nyt myös uuden tilitoimiston kanssa.
Uuden tilitoimiston kanssa kannattaa olla avoin ja rehellinen palvelun suhteen, ja ilmaista selkeästi, jos kaipaa jotain muutosta. Mikäli jotain onkin jäänyt epäselväksi, kannattaa ottaa yhteyttä, keskustella ja korjata asia.
Varaa riittävästi aikaa uuden tilitoimiston etsimiseen
Ennen kuin irtisanot nykyisen tilitoimistosi, kannattaa uusi tilitoimisto olla jo valittuna. Seuraavaksi onkin siis syytä pohtia, miten välttää samat virheet uuden tilitoimiston kanssa. Sen lisäksi että nyt tiedät, mitä virheitä haluat vältellä, kannattaa pohtia, mitä muuta mahdollisesti haluat tilitoimistolta. Mieti, mikä vanhassa tilitoimistossa oli mahdollisesti myös hyvää. Lue artikkelistamme, mitkä 4 asiaa kannattaa ottaa huomioon tilitoimiston valinnassa!
ilona.worksin verkkosivujen kautta vertailet helposti tilitoimistoja ja taloushallinnon ratkaisuja. Laskurillamme vertaat palveluiden ominaisuuksia ja hintoja sekä hankit sinulle sopivimman palvelun suoraan verkkokaupastamme!
