Oikean kassajärjestelmän valinta voi helpottaa merkittävästi päivittäisiä rutiineja, siksi sitä ei kannata valita täysin summassa. Tässä artikkelissa käymme läpi tärkeimmät asiat mitä valinnassa tulee ottaa huomioon, jotta osaat valita oikean ratkaisun helposti.
Kirjanpitolain vaatimukset
Kassajärjestelmä ei ole ainoastaan yritykselle hyödyllinen työkalu myynnin seuraamiseen, vaan useissa tilanteissa lain vaatima.
Kirjanpitolaki asettaa tietyt vaatimukset yrityksen käyttämälle kassajärjestelmälle. Sen mukaan yrityksen tulee dokumentoida kaikki käteistuotot. Käteistuotoksi lasketaan kaikki myynti, jonka asiakas maksaa käteisellä, kortilla tai puhelimella. Järjestelmän tulee kirjata myynnit, pystyä tulostamaan näistä raportit, sekä tulostaa asiakkaalle kuitti. Kuitin voi myös kirjoittaa käsin tai lähettää asiakkaalle sähköisesti.
Näiden lainsäädösten takia monessa yrityksessä kassajärjestelmä on välttämätön hankinta. Se ei kuitenkaan tarkoita, ettei se voisi olla myös hyödyllinen työkalu yritystoiminnassa.
Nykyajan kassajärjestelmien ominaisuudet
Kassajärjestelmällä (tai POS-järjestelmällä) viitataan kokonaisuuteen, johon kuuluu kassa, maksupäätteet ja muut tarvittavat lisälaitteet kuten viivakoodinlukija.
Ennen perinteinen kassakone tallensi vain myynnit ja tulosti asiakkaan kuitin. Nykyään kassajärjestelmät pystyvät tarjoamaan muitakin ominaisuuksia ja auttamaan yrityksiä monin tavoin.
Kassajärjestelmät tarjoavat lisäapua seuraavilla työkaluilla:
- raportointi (myyntiraportit, erittelyt myyjä-, tai maksutapakohtaisesti, myydyimmät tuotteet jne.)
- tuotetietojen-, ja varastonhallinta (reaaliaikainen varaston seuranta, tuotetietojen hallinta jne.)
- kampanjatiedot (kanta-asiakasohjelmat, alennusmyyntien hallinointi jne.)
Osa kassajärjestelmistä toimii myös pilvipalveluna. Tämä tarkoittaa, että raportteja ei tarvitse erikseen paperisena tulostella, vaan ne tallentuvat sähköisesti. Pilvipalvelulla on myös muita vahvuuksia kuten hyvä tietoturva ja ohjelman helpot päivitykset.
Mieti omat tarpeesi
Se mikä kassajärjestelmä sopii yrityksellesi, riippuu täysin toiminnastasi ja tarpeistasi. Näiden tunnistaminen on tärkeintä järjestelmää valitessa. Omia tarpeita voi lähteä kartoittamaan seuraavien kysymysten avulla:
- Miten ja missä kassajärjestelmää käytetään? Mieti myös ketkä järjestelmää käyttävät – jos sitä tulee käyttämään paljon henkilökuntaa, liian monimutkainen laite voi olla haastava koulutettava.
- Millaisia perus- ja lisäominaisuuksia tarvitaan? Kassajärjestelmän toimintojen tulisi tukea liiketoimintaasi sekä säästää aikaasi. Aloita välttämättömistä toiminnoista ja listaa seuraavaksi ne, jotka voisivat antaa lisäarvoa toimintaan.
- Mitä muita järjestelmiä yritys käyttää tai tulee käyttämään? Kassajärjestelmän yhteensopivuus muiden käytössä olevien järjestelmien kanssa kannattaa ottaa huomioon. Jos käytössä on vaikka useita myyntikanavia, kuten verkkokauppa ja kivijalkaliike, kannattaa valita järjestelmä, joka pystyy näiden tiedot integroimaan.
Kassajärjestelmän hinnoittelu
Tietenkin oma budjetti täytyy myös miettiä, sillä se voi vaikuttaa vaihtoehtoihin paljon. Useimmiten hinnoittelu koostuu tarvimistasi palveluista porrastetusti. Sopimusehdot kannattaa myös katsoa, sillä näitä löytyy sekä määräaikaisia, että toistaiseksi voimassa olevia. Huomioi myös, että korttimaksuista yleensä peritään palkkio erikseen, joka myös vaihtelee toimijoiden välillä.
Vertailun tärkeys
Kun tiedät selkeästi mitä itse järjestelmältä haluat, voit verrata mitä eri toimijat tarjoavat ja kuinka ne vastaavat toiveisiisi.
