Kirjanpidon ymmärtäminen on tärkeä osa yrityksesi talouden hallintaa ja erityisesti toiminimen kirjanpitoon liittyy omat sääntönsä ja vaatimuksensa, jotka toiminimiyrittäjän on hyvä tuntea. Tämä artikkeli auttaa sinua ymmärtämään toiminimen kirjanpidon perusteet ja antaa käytännönläheisiä vinkkejä yrityksesi kirjanpidon järjestämiseen.
Mikä on kirjanpidon tarkoitus?
Kirjanpito tuottaa tietoa yrityksen taloudesta ja tilasta sen ulkoisille sidosryhmille, mutta sen tärkeimpänä tehtävänä on tuottaa tietoa ennen kaikkea yritykselle itselleen. Kirjanpidon avulla pysytään perillä esimerkiksi yrityksen liikevaihdon ja kannattavuuden kehityksestä sekä voidaan tehdä yrityksen toimintaan liittyviä laskelmia ja suunnitelmia, kuten kassavirtalaskelmia ja -ennusteita, budjetteja sekä asiakaskannattavuuslaskelmia.
Sijoittajille ja muille sidosryhmille kirjanpito antaa tietoa, mihin yritys on käyttänyt esimerkiksi annettua lainaa tai sijoituksia. Kirjanpitoa tarvitaan myös yrityksen verotusasioiden laskemisessa ja suunnittelussa.
Yksi kirjanpidon tehtävistä on pitää erillään yrityksen ja yrittäjän henkilökohtaiset varat. Yritystili auttaa pitämään rahat erillään ja se tekee myös kirjanpidon pitämisestä helpompaa, joten toiminimiyrittäjän kannattaakin hankkia erillinen tili yritystoimintaansa varten.
Kirjanpidon tehtävät lyhyesti
- Tuottaa tietoa yrityksen taloudesta ja tilasta yritykselle itselleen ja sen ulkoisille sidosryhmille, kuten verottajalle.
- Pitää yrityksen ja yrittäjän varat erillään.
Kirjanpitovelvollisuus
Kirjanpitoa säätelee kirjanpitolaki, jossa määritellään esimerkiksi liiketapahtumien kirjaaminen, kirjanpitoaineiston säilytysaika sekä tilinpäätösperiaatteet. Yhdenmukaisen kirjanpidon ansiosta yritykset ovat helpommin vertailtavissa.
Kaikki yritykset ovat kirjanpitovelvollisia harjoittamastaan liike- tai ammattitoiminnasta ja muiden yritysten tapaan myös toiminimiyrittäjän tulee pitää yritystoiminnastaan kirjanpitoa. Kirjanpitovaatimukset riippuvat yrityksen koosta sekä yritysmuodosta. Mitä suurempi yritys on, sitä vaativammat ovat myös kirjanpitovaatimukset.
Kirjanpitovaatimusten helpotukset toiminimelle
Pienet toiminimiyrittäjät voivat jättää tilinpäätöksen laatimatta ja he voivat valita, pitävätkö he niin sanottua yhdenkertaista vai kahdenkertaista kirjanpitoa. Yrittäjän kannattaa kuitenkin miettiä, mitä helpotuksia on järkevää hyödyntää. Esimerkiksi tilinpäätöksen laatiminen voi silti olla tarpeellista, sillä tilinpäätöksestä on hyötyä esimerkiksi veroilmoituksen laatimisessa sekä ennakkoverojen riittävyyttä laskettaessa.
Miten kirjanpitoa pidetään?
Kirjanpitoa pidetään tilikausittain. Tilikausi kestää normaalisti 12 kuukautta ja yleensä se on kalenterivuosi. Kun yritystoiminta aloitetaan, lopetetaan tai tilinpäätöksen ajankohtaa muutetaan, tilikauden pituus voi olla muukin kuin 12 kuukautta, mutta enimmäispituus on kuitenkin 18 kuukautta. Toiminimen kohdalla ensimmäinen tilikausi ja kirjanpitovelvollisuus alkaa siitä päivästä, kun yrityksen toiminta alkaa.
Yksinkertaisesti kirjanpidossa kirjataan kaikki yritystoiminnan tulot ja menot ylös. Kirjanpito etenee liiketapahtumasta tilinpäätökseen. Liiketapahtumiksi kutsutaan kaikkia yrityksen myyntejä, ostoja sekä muita rahasuorituksia. Kaikista liiketapahtumista tulee löytyä tositteet, joista selviää liiketapahtumien sisältö. Tositteiden perusteella tehdään kirjaukset kirjanpitoon ja kirjausten perusteella tilikaudelta laaditaan tilinpäätös.
Mikä on tosite?
Tositteiden tulee olla numeroituja ja niistä tulee käydä ilmi päivämäärä, liiketapahtuman osapuolten tiedot sekä liiketapahtuman sisältö eli mitä on ostettu tai myyty ja milloin se on toimitettu. Tosite voi olla yksiosainen tai tarvittaessa koostua myös useammasta osasta. Tosite voi olla esimerkiksi:
- kuitti
- osto- tai myyntilasku
- selvitys käteisnostosta
- tilausvahvistus
- reklamaatio, jonka perusteella tehdään liiketapahtumaan oikaisu
- ajopäiväkirja
- matkalasku
- tiliote
- velkakirja
- vuokra- tai vakuutussopimus
- työaikalista
Esimerkki: Jos nostat yrityksen tililtä käteistä, tiliote toimii tositteena. Se ei kuitenkaan yksinään riitä, sillä tositteesta tulisi käydä myös ilmi, mihin tarkoitukseen rahaa on nostettu, joten tarvitaan myös selvitys rahojen nostolle. Yhdessä tositteessa voi myös olla tiedot useammasta eri liiketapahtumasta.
Tositteiden säilytys
Tositteiden perusteella tehdään kirjaukset kirjanpitoon ja tämän vuoksi tositteiden kanssa tulee olla tarkkana. Varmista siis aina, että laitat ostoksistasi kuitit talteen ja säästät kopiot laskuista, joita lähetät asiakkaillesi. Kuten muutakin kirjanpitoaineistoa, tositteita tulee säilyttää vielä tilikauden jälkeenkin.
Yhdenkertainen vai kahdenkertainen kirjanpito?
Kirjanpito voidaan tehdä joko yhden- tai kahdenkertaisena. Lähtökohtaisesti kirjanpitovelvollisten on pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa, mutta pienet toiminimiyrittäjät voivat halutessaan tehdä kirjanpidon yhdenkertaisena. Kirjanpito on tehtävä kahdenkertaisena, jos seuraavista ehdoista täyttyy vähintään kaksi:
- taseen loppusumma on yli 100 000 euroa
- liikevaihto eli myynti on yli 200 000 euroa vuodessa
- yrityksen palveluksessa on keskimäärin yli 3 henkilöä.
Yhdenkertainen kirjanpito
Yhdenkertaisessa eli maksuperusteisessa kirjanpidossa merkitään vain, mihin raha on käytetty. Kirjanpitoon merkitään siis vain ne tapahtumat, jotka liittyvät elinkeinotoimintaan eli menot, korot, verot ja saadut tulot. Yhdenkertainen kirjanpito perustuu siihen, miten rahat yrityksen tilillä liikkuvat – myynti tapahtuu, kun tilille tulee maksu ja osto tapahtuu, kun tililtä lähtee maksu. Yhdenkertaisessa kirjanpidossa tilikausi on aina kalenterivuosi.
Yhdenkertaiselle kirjanpidolle ei ole määrätty lakisääteistä muotoa, mutta sen tulee noudattaa hyvää kirjanpitotapaa ja täyttää tietyt ehdot. Myös yhdenkertaisessa kirjanpidossa maksuista tulee säilyttää kuitit ja kaikki liiketapahtumat on aina kirjattava. Yhdenkertaista kirjanpitoa ei ole kovin vaikea pitää itse, mutta kirjanpidon pitäminen on aina aikaa vievää, etenkin jos tositteita on paljon.
Vaikka yhdenkertaista kirjanpitoa on helpompi pitää, sitä ei kuitenkaan suositella kokopäiväisille yrittäjille, joilla tulee paljon tositteita. Kahdenkertainen kirjanpito antaa yrityksen taloudesta todellisemman kuvan. Useimmissa tilanteissa kahdenkertainen kirjanpito onkin suositeltavaa. Tilitoimistot tekevät kirjanpidon lähes poikkeuksetta kahdenkertaisena.
Kahdenkertainen kirjanpito
Kahdenkertaisessa kirjanpidossa eli suoriteperusteisessa kirjanpidossa liiketapahtumat kirjataan nimensä mukaisesti aina kahdelle tilille. Debet-tilille merkitään, mihin raha on käytetty ja kredit-tilille merkitään, mistä raha on tullut. Esimerkiksi, jos yritys ostaa laskulla tavaran tai palvelun, tapahtuma merkitään kirjanpidossa oikealle ostotilille (esim. siivouskulut) sekä ostovelkojen tilille.
Esimerkki 1: Kaijan Kauneushoitola tilaa liiketilaansa siivouksen Puhdasta Oy:ltä. Kaijan Kauneushoitola on siis ostanut palvelun eli kyseessä on liiketapahtuma. Puhdasta Oy:n lähettämä lasku toimii ostotapahtuman todentavana tositteena. Kaija toimittaa laskun kirjanpitäjälleen, joka tekee sen pohjalta kirjauksen siivouskuluihin, ostovelkoihin sekä arvonlisäveroon.
Esimerkki 2: Puhdasta Oy:n kirjanpidossa lasku toimii myyntitapahtuman todentavana tositteena. Kirjanpitäjä tekee tositteen pohjalta kirjauksen myyntiin sekä myyntisaamisiin. Kun asiakas on maksanut laskun, tehdään kirjaus myyntisaamisiin sekä pankkitiliin.
Mitä hyötyä on kahdenkertaisesta kirjanpidosta?
- Kahdenkertainen kirjanpito on informatiivisempaa ja sen avulla pystyt paremmin seuraamaan, mistä yrityksesi menot ja kulut syntyvät.
- Virheet näkyvät kahdenkertaisessa kirjanpidossa selkeämmin eli sitä käyttäessä voit olla varmempi, että kirjanpitosi on oikein.
- Lakisääteisten ilmoitusten, kuten arvonlisäveroilmoituksen ja veroilmoituksen, tekeminen on helpompaa.
- Rahoituksen tai lainan hakeminen on helpompaa, sillä kahdenkertainen kirjanpito antaa selkeämmän kuvan yrityksesi taloudellisesta tilanteesta.
Toiminimen tilinpäätös
Kirjanpidon kirjausten perusteella tilikaudelta laaditaan tilinpäätös, joka pienyrityksillä sisältää tuloslaskelman ja taseen sekä niiden liitetiedot. Tilinpäätös on tilikaudelta tehtävä laskelma, joka kertoo toiminnan tuloksen ja yrityksen varallisuusaseman. Sen perusteella maksetaan verot ja jaetaan voitto yrityksen omistajille tai todetaan tappiot. Lisäksi tilinpäätöksestä selviää yrityksen varallisuus eli omaisuus, varat ja otetut lainat.
Tilinpäätös tulee laatia neljän kuukauden kuluttua tilikauden päättymisestä. Lähes aina toiminimen tilinpäätöksen laatii kirjanpitäjä. Mikään ei estä yrittäjää tekemästä tilinpäätöstä myös itse, mutta tilinpäätöksen tekeminen on aikaa vievää ja vaatii osaamista sekä tilinpäätössäännösten tuntemusta. Varsin monet pienyrittäjät ulkoistavat tästä syystä tilinpäätöksen tekemisen kirjanpitäjälle, vaikka he hoitaisivatkin itse yrityksensä kuukausikirjanpidon sekä verottajalle tehtävät ilmoitukset.
Tase ja tuloslaskelma
Tase kertoo yrityksen varallisuuden, velat ja oman pääoman tilikauden viimeisenä päivänä eli tilinpäätöspäivänä. Taseessa on kaksi puolta, joita kutsutaan nimillä vastaavaa ja vastattavaa. Vastaavaa termi kertoo yrityksesi varallisuuden ja vastattavaa puolestaan sen, millä tämä varallisuus on rahoitettu. Molempien puoliskojen summien tulisi siis olla saman suuruiset.
Esimerkki: Yrityksen varallisuus koostuu pankkitalletuksista ja muutamaa vuotta sitten hankitusta tietokoneesta. Vuoden 2020 tilinpäätöshetkellä pankkitilillä on rahaa 5000 euroa, tietokoneen kirjanpitoarvo on 600 euroa ja yrityksellä on maksamattomia laskuja 550 euron arvosta. Yrityksen tase näyttää seuraavanlaiselta:
Tuloslaskelma puolestaan mittaa yrityksesi tuloja ja menoja tilikauden tai muun halutun ajanjakson aikana. Tuloslaskelman avulla saat selville, onko yritys tehnyt voittoa vai tappiota. Liitetiedoissa annetaan tasetta ja tuloslaskelmaa täydentäviä tietoja, jotta tilinpäätöksen lukijalle syntyisi oikea ja riittävä kuva toiminnan tuloksesta sekä taloudellisesta asemasta.
Poisto eli kulun jaksottaminen eri vuosille
Jos omaisuuden käyttöikä on yli kolme vuotta tai hankintahinta on (ollut) yli 1 200 euroa, et voi vähentää hankintahintaa kerralla. Silloin sinun täytyy jakaa vähennys eri vuosille poistoina. Poistolla tarkoitetaan sitä, että jaat hankintahinnan niille vuosille, joiden ajan omaisuus on yrityksesi käytössä. Koneista, kalustosta ja niihin verrattavasta irtaimesta käyttöomaisuudesta voi tehdä enintään 25 %:n vuotuisen poiston. Huom. Vuosien 2020–2025 verotuksessa voit tehdä korotetun 50 % poiston uusista koneista ja laitteista.
Onko tilinpäätös toiminimelle pakollinen?
Tilinpäätös on pakollinen myös toiminimelle, jos tilikausi on jokin muu kuin kalenterivuosi tai jos vähintään kaksi seuraavista ehdoista täyttyy kahdella peräkkäisellä tilikaudella:
- taseen loppusumma on yli 350 000 euroa
- liikevaihto eli myynti on yli 700 000 euroa vuodessa
- tilikauden aikana yrityksen palveluksessa on keskimäärin 10 henkilöä tai enemmän.
Vaikka useimmat pienet toiminimiyrittäjät on vapautettu tilinpäätösvelvoitteesta, sen tekeminen on kuitenkin suositeltavaa. Tilinpäätös antaa tietoa yrityksen tilanteesta, josta on hyötyä niin yritykselle itselle kuin myös viranomaisille ja muille sidosryhmille.
4 hyvää syytä tehdä tilinpäätös
- Veroilmoitus on lakisääteinen ja sitä varten yrityksen liiketoiminnan luvut on selvitettävä samalla tasolla kuin tilinpäätöstä varten.
- Tilinpäätökselle on käyttöä myös ennakkoverojen riittävyyttä laskettaessa.
- Tilinpäätöksen olemassaolo voi tulla tarpeeseen liiketoimintasi rahoitusta, sopimus- ja lupa-asioita tai luotonantoa koskevissa asioissa.
- Monesti yrittäjät voivat tarvita tilinpäätöstietoja myös esim. asuntolainaa hakiessa tai luottokorttirajaa korottaessa.
Veroilmoitus
Kirjanpidosta sekä tilinpäätöksestä saadaan tiedot yrityksen vuosiveroilmoituksen täyttämistä varten. Veroilmoitus on vuosittain toimitettava ilmoitus yrityksen tuloista, kuluista, varoista ja veloista. Veroilmoitus tulee tehdä, vaikka yrityksellä ei olisi ollut tuloja tilikauden aikana.
Toiminimiyrittäjä voi tehdä yrityksen veroilmoituksen joko paperilomakkeella tai sähköisesti Verohallinnon OmaVero-palvelussa. Jos haluat päästä veroilmoituksesta mahdollisimman helpolla, kannattaa jättää se kirjanpitäjän hoidettavaksi. Kirjanpitäjä on hyvä olla siitäkin syystä, että virheet veroilmoituksessa voivat tulla kalliiksi. Muista tarkistaa myös henkilökohtainen veroilmoituksesi!
Kirjanpitoaineiston arkistointi
Yrittäjänä tehtävänäsi on huolehtia siitä, että kirjanpitoaineistoa säilytetään asianmukaisesti. Kirjanpitoaineisto koostuu tositteista, niiden perusteella laadituista kirjauksista sekä tilinpäätöksestä. Niiden mukana tulee säilyttää myös luettelo kirjanpidoista ja aineistoista. Aineistoa voidaan säilyttää paperilla, tiedostoina tai kirjanpitojärjestelmän tietokannassa. Usein tilitoimisto hoitaa kirjanpitoaineiston arkistoinnin.
Tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muukin mahdollinen liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
Aineiston arkistointiaika: Pääsäännön mukaan yrityksen kirjanpitoa on säilytettävä aineistolajista riippuen vähintään 6–10 vuoden ajan.
Miten valitsen yritykselleni sopivan kirjanpitäjän?
Kirjanpidon laatiminen itse on aikaavievää ja saattaa olla myös stressaavaa, sillä toiminimiyrittäjä on itse vastuussa kirjanpidon oikeellisuudesta. Kirjanpidon tulee olla aina oikein tehty ja virheistä voi seurata sanktioita. Ulkoistamalla kirjanpidon ammattilaiselle varmistat, että kaikki tulee varmasti tehtyä oikein. Usein kirjanpitopalveluun sisältyy myös tilinpäätöksen ja veroilmoituksen tekeminen.
Lähde liikkeelle siitä, mitä palveluita tarvitset ja mitä tehtäviä haluat ulkoistaa kirjanpitäjälle. Palveluja vertailtaessa ei kannata katsoa vain hintoja vaan ota selvää myös, mitä hintoihin sisältyy. Kirjanpidon hinnoittelu perustuu yleensä joko kirjanpitäjän työtunteihin, tositteiden tai vientien määrään tai ennalta sovittuun kiinteään hintaan. Hinnoittelu voi perustua myös näiden yhdistelmään.
Selvitä myös, onko kirjanpitäjällä kokemusta toimialastasi. Erityisesti, jos toimialallasi on kirjanpitoon ja verotukseen liittyviä erityissäännöksiä, kannattaa varmistaa, että kirjanpitäjä tuntee hyvin toimialasi ja sen säännökset. Valintaa tehdessä kannattaa ottaa huomioon lisäksi, miten haluat pitää yhteyttä kirjanpitäjääsi. Jos haluat tavata kirjanpitäjääsi kasvotusten, kannattaa kirjanpitäjää lähteä etsimään samalta paikkakunnalta. Jos taas hoidat yhteydenpidon mieluiten sähköisesti, ei sijainnilla ole niin väliä.
Kun valitset kirjanpitäjää, eri kirjanpitopalveluita kannattaa vertailla huolellisesti ennen lopullisen päätöksen tekemistä. Olemme tehneet kirjanpitopalveluiden vertailusta helpompaa ja koonneet luotettavia ja hyväksi todettuja kirjanpitopalveluita yhteen paikkaan. Vertaa tilitoimistot kauttamme ja hanki sinulle sopivin palvelu alimpaan mahdolliseen hintaan suoraan verkkokaupastamme!
Yrittäjyyden asiantuntija tukenasi
Jos tarvitset apua kirjanpitäjän valinnassa, yrittäjyyden asiantuntijamme ovat käytettävissäsi ja auttavat sinua valitsemaan yrityksesi tarpeisiin sopivan kirjanpitopalvelun. Asiantuntijamme auttavat myös muissa yrittämiseen liittyvissä kysymyksissä, aina yrityksen perustamisesta palveluiden hankintaan.
Palvelemme chatissa, puhelimitse ja sähköpostin kautta. Kysyminen ei maksa mitään ja palvelumme on yrittäjälle aina ilmainen!
