Jo ennen yrityksen perustamista on hyvä miettiä, mikä olisi kannattavin tapa hoitaa yrityksesi laskutus. Verkkolaskutus on turvallinen, kustannustehokas ja nopea tapa lähettää ja vastaanottaa laskuja. Se helpottaa yrittäjää paperitöiden osalta sekä nopeuttaa yrityksen rahankiertoa.
Eri laskutusmuodot
Yrittäjän on yleensä laskutettava asiakkaita tai ostajia, riippumatta siitä, millä toimialalla toimii. Laskutus on tärkeää ja välttämätöntä kannattavaa yritystoimintaa ja kassavirtaa ajatellen. Lisäksi laskut ovat osa yrityksen kirjanpitoa. Nykyisin yrittäjän apuna ovat erilaiset sähköiset taloushallinnon ohjelmat ja palvelut. Verkkolasku on yleistynyt yritysten laskutusmuotona.
Laskutuksella yrittäjä huolehtii, että saa työstään palkkion. Vaikka laskutusmuodoissa ja laskun ulkoasussa voi olla eroja, on sisältö monella tapaa sama. Yrittäjän kannattaa miettiä, mikä laskutusmuoto palvelee parhaiten yrityksen tarpeita ja asiakaskuntaa. Tutustutaan alkuun lyhyesti eri laskutusmuotoihin:
Verkkolasku – Verkkolaskulla tarkoitetaan yritykselle tai muulle organisaatiolle lähetettävää laskua, joka luodaan, annetaan ja vastaanotetaan sähköisenä. Lasku välittyy vastaanottajalleen digitaalisessa ja koneluettavassa muodossa. Verkkolaskutusta varten tarvitaan sitä tukeva laskutusohjelma. Verkkolasku on yrittäjälle usein nopea ja kustannustehokas ratkaisu ja maksusuoritukset ovat nopeasti molempien osapuolten taloushallinnon järjestelmissä.
E-lasku – E-laskulla takoitetaan kuluttajalle lähetettävää verkkolaskua, joka välittyy suoraan vastaanottajan verkkopankkiin. Kaikki tiedot ovat valmiina laskulla, joten vastaanottajan tehtäväksi jää vain laskun tarkistus ja hyväksyminen.
Sähköpostilasku – Sähköpostilaskulla tarkoitetaan pdf-tiedostoa tai skannattua asiakirjaa, joka toimitetaan laskutettavalle asiakkaalle sähköpostin tiedostoliitteenä. Sähköpostilasku poikkeaa verkkolaskusta siinä, että se laaditaan ensin johonkin manuaalisesti pohjaan kuten exceliin, verkkolasku taas käsitellään sähköisesti aina luomisesta maksuun.
Paperilasku – Paperilaskulla tarkoitetaan postitse lähetettävää paperista laskua. Paperilaskun yhteydessä on hyvä muistaa, että laskutusmuotona se tuo yrityksellesi postikuluja ja pientä viivettä laskutukseen. Vaikka paperilaskun käyttö on vähentynyt, käytetään sitä edelleen laskutusmuotona.
Verkkolaskutuksen hyödyt
Nykyinen verkkolaskulaki astui voimaan huhtikuussa 2020. Sen tarkoituksena on ohjata laskutusta sähköiseen muotoon sekä yhdenmukaistaa kaupankäyntiä. Yrittäjälle lain voimaan astuminen tarkoittaa käytännössä sitä, että yrityksillä on pyynnöstä oikeus saada toiselta yritykseltä lasku verkkolaskuna eli sähköisessä muodossa. Laki koskettaa vain verkkolaskuja ei sähköpostilaskuja.
Verkkolaskutus sopii laskutusmuodoksi millaiselle yritykselle tahansa. Mitä enemmän yritys laskuttaa, sitä suuremmiksi muodostuvat verkkolaskutuksen hyödyt.
Verkkolaskutus on nopeaa ja helppoa. Mitä nopeammin laskutat asiakkaan ostaman tuotteen tai palvelun, sitä nopeammin saat maksun yrityksesi tilille. Verkkolasku on helppo lähettää asiakkaalle heti tehdyn ostotapahtuman päätteeksi, samalla annat yrityksestäsi ammattimaisen kuvan. Verkkolaskun maksaminen on asiakkaalle myös huomattavasti nopeampaa verrattuna paperi- tai sähköpostilaskuun.
Verkkolaskutus on edullisempaa. Sähköisten maksukanavien yleistyttyä, toinen tekijä verkkolaskutuksen suosion nousuun on varmasti sen kustannustehokkuus. Eron paperilla lähetettäviin laskuihin huomaa varsinkin laskumäärän kasvaessa. Postituskustannukset ovat viime vuosina nousseet, mikä tarkoittaa yrityksille lisäkuluja. Myös materiaalihankinnat, kuten kirjekuoret ovat ylimääräinen kuluerä.
Verkkolaskutus vähentää virheitä. Verkkolasku ei tarvitse käytännössä kuin tarkistaa ja hyväksyä. Vastaanottajan ei tarvitse syöttää laskutustietoja manuaalisesti, mikä vähentää mahdollisia virheitä. Laskutusohjelma turvaa ja minimoi virheiden todennäköisyyttä.
Verkkolaskutus säästää luontoa. Paperilaskuihin verrattuna verkkolasku on ympäristöystävällisempi vaihtoehto, kun paperitulosteita ja postin kuljettamista ei tarvita. Finanssialan keskusliiton tutkimuksen mukaan verkkolaskun hiilijalanjälki on vain kolmannes paperilaskuun verrattuna.
Laskutusohjelma avuksi
Verkkolaskujen lähettämistä sekä vastaanottamista varten tarvitset verkkolaskutusta tukevan taloushallinto-ohjelman. Ohjelmaan syötetään laskun tiedot normaaliin tapaan, valitaan lähetystavaksi verkkolasku ja lopuksi tarvitaan vielä asiakkaan verkkolaskuosoite sekä operaattoritunnus.
Verkkolaskutusta varten tarvitset lisäksi verkkolaskuoperaattorin, joka välittää laskut vastaanottajilleen. Useimmissa laskutusohjelmissa on yhteys verkkolaskuoperaattoriin jo valmiina.
Jos yrityksesi laskuttaa enemmän kuin noin kerran kuussa, on suositeltavaa harkita jonkin laskutusohjelman käyttöä. Nykyisin on olemassa paljon erilaisia verkkolaskutusta tukevia ohjelmia. ilona.worksin kautta vertaat laskutusohjelmat helposti ja hankit sinulle sopivimman.
