Ilona Works Finland Oy Tietosuojaseloste 2024

1. Sitoumuksemme yksityisyydensuojaan

Yksityisyytesi on meille Ilona Works Finland Oy:ssä (jäljempänä myös “me” ja/tai “ilona.works”) hyvin tärkeää. Suojellaksemme paremmin yksityisyyttäsi, toimitamme käyttöösi tämän selosteen (“Tietosuojaseloste”), jossa selitetään miten tietojasi kerätään ja käytetään. Kehotamme sinua lukemaan tämän Tietosuojaselosteen ja varmistamaan, että ymmärrät käytäntömme henkilötietojen käsittelyyn liittyen ennen kuin käytät palveluitamme.

Tämän Tietosuojaselosteen tarkoituksena on tarjota sinulle selkeä selvitys siitä, mitä henkilötietoja keräämme, milloin, miksi ja miten keräämme, käytämme ja jaamme henkilötietojasi ja mitkä ovat lakisääteiset oikeutesi. Tämän Tietosuojaselosteen ei ole tarkoitus kumota kanssamme solmimasi sopimuksen ehtoja eikä mitään oikeuksia, joita sinulla voi soveltuvien tietosuojalakien nojalla olla.

2. Rekisterinpitäjä

Ilona Works Finland Oy toimii rekisterinpitäjänä eri ilona.works –palveluissa kerättävien ja käsiteltävien tietojen osalta. ilona.worksin yhteystiedot ovat seuraavat:

Ilona Works Finland Oy
Itälahdenkatu 22 A
00210 Helsinki
Finland
Tel. +358 (0) 41 544 60 22
Email info@ilona.works

3. Mitä tietoja keräämme ja miten keräämme ne?

Keräämme ilona.works –palveluitamme käyttävistä ja niihin rekisteröityvistä henkilöistä seuraavia tietoja:

• Henkilön nimi (etu- ja sukunimi)
• Yhteystiedot (email, puhelin, osoite)
• Henkilötunnus
• Palkkasumma
• Työnantajayritys
• Tiedot henkilön allekirjoitusoikeuksista työnantajayrityksessä
• IP- ja MAC –osoitteet sekä muut tekniset tunnistetiedot (kuten cookie ID:t)
• Kaikki muu tieto, mitä asiakas syöttää oston/hankinnan/rekisteröitymisen yhteydessä

Keräämme henkilötietojasi ensisijaisesti suoraan sinulta, kun tilaat, kirjaudut tai rekisteröidyt ilona.works –palveluihimme. Tämän lisäksi voimme saada joitain henkilötietojasi (kuten tiedon palkkasummastasi) työnantajayritykseltäsi tämän hankkiessa myös sinua koskevia palveluita ilona.works –palveluidemme kautta, sekä tietyiltä henkilötietoja välittäviltä kolmansilta tahoilta kuten luotto-, yritys- ja markkinatietoyhtiöt  (koskien tietoja allekirjoitusoikeuksista). Työnantajayrityksesi ja edellä mainittujen kolmansien tahojen henkilötietojen käsittelyyn soveltuvat kyseisten tahojen omat henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet ja selosteet, eikä ilona.worksillä ole sananvaltaa tällaisten tahojen suorittamaan tietojesi käsittelyyn.

Teknisiä tunnistetietoja keräämme erilaisten sivustollamme ja ilona.works –palveluissamme käytettävien evästeiden kautta vieraillessasi sivustollamme tai ilona.works –palveluissamme. Käyttämistämme evästeistä löydät lisää tietoja jäljempänä tässä Tietosuojaselosteessa.

Huolehdimme aina siitä, että meillä on soveltuvan lainsäädännön mukainen asianmukainen laillinen peruste henkilötietojesi käsittelylle. Henkilötietojesi käsittely perustuu joko: a) kanssamme tekemän sopimuksen täytäntöönpanoon ja toteuttamiseen, b) oikeutettuihin etuihimme, kuten palveluiden asianmukaiseen toteuttamiseen ja kehittämiseen, tai c) suostumukseesi, silloin kuin olemme erikseen nimenomaisesti pyytäneet suostumustasi.

4. Miten käytämme henkilötietojasi?

4.1 Tuotteiden ja palveluiden tarjoamiseen

Käsittelemme ja keräämme henkilötietojasi pystyäksemme tarjoamaan palveluitamme ja niiden toimintoja. Voimme käyttää kerättyjä tietojasi luodaksemme sinulle käyttäjätilin, vahvistaaksemme tilauksesi ja tarjotaksemme pyytämäsi tai tilaamasi palvelut. Käytämme henkilötietojasi tarpeen mukaan myös asiakaspalvelun tarjoamiseen sekä välittääksemme tilauksesi yhteistyökumppaneillemme.

Käytämme näitä tietoja myös asiakashallinnan tarkoituksiin, kuten ylläpitääksemme asiakassuhdetta kanssasi sekä parantaaksemme asiakaskokemustasi.

4.2 Henkilöllisyytesi ja allekirjoitusoikeutesi varmentamiseksi

Voimme käyttää sinulta keräämiämme tietoja henkilöllisyytesi ja allekirjoitusoikeutesi olemassa olon varmistamiseksi. Useat ilona.works –palveluistamme tarjoavat mahdollisuuden tilata kumppaneinamme toimivien kolmansien osapuolten palveluita oman palvelumme välityksellä, mistä johtuen joudumme varmistamaan, että sinulla on oikeus solmia sopimuksia ja tehdä tilauksia edustamasi yrityksen puolesta. Voimme myös käyttää näitä tietoja perustaaksemme tai luodaksemme sinulle tilin, varmentaaksemme tai antaaksemme uuden salasanan, rekisteröidäksemme toimintaasi ja ottaaksemme ajoittain sinuun yhteyttä.

4.3 Sisäisiin liiketoimintatarkoituksiin

Voimme käsitellä henkilötietojasi sinulle tarjoamiemme palveluiden parantamiseksi ja kehittämiseksi, sekä selauskokemuksesi räätälöimiseksi. Osa tiedoista (erityisesti evästeillä tai muilla seurantatyökaluilla kerätyt tiedot) auttavat meitä parantamaan verkkosivustomme toimivuutta ja käytettävyyttä. Lisäksi saatamme tarvittaessa käyttää henkilötietojasi petollisten ja muiden sopimattomien toimien seuraamiseen ja sisällön loukkaamattomuuden tarkkailemiseen ilona.works –palveluissamme ja verkkosivustollamme.

4.4 Kommunikointiin kanssasi

Käytämme henkilötietojasi vastataksemme kyselyihisi tai valituksiisi palveluistamme ja tarjotaksemme sinulle tärkeitä tietoja tilistäsi ja palveluistasi. Tällaisia kommunikointitarkoituksia voivat olla esim. ilmoittaminen siitä, että tilauksesi on käsitelty.

5. Markkinointi

Voimme käyttää henkilötietojasi (kuten sähköpostiosoitettasi) markkinointitarkoituksiin. Voimme esimerkiksi lähettää sinulle sähköposteja ilmoittaaksemme ilona.works -palveluihimme liittyvistä uutisista ja päivityksistä, tai markkinoidaksemme sinulle uusia ilona.works –palveluidemme kautta saataville tulleita ratkaisuja tai tuotteita.

Ensisijaisesti kohdistamme kaiken tällaisen markkinoinnin työnantajayritykseesi ja sinun rooliisi yrityksessä, jolloin emme lähtökohtaisesti tarvitse erillistä suostumusta markkinoinnille. Lain vaatiessa hankimme kuitenkin suostumuksesi ennen tällaisten markkinointiviestien lähettämistä. Annamme sinulle aina mahdollisuuden kieltäytyä (ns. opt-out) markkinoinnista kun vastaanotat markkinointiviestintää ilona.worksiltä.

Sinulla on oikeus milloin tahansa kieltää sinuun kohdistuva markkinointimme. Voit kieltää markkinoinnin joko peruuttamalla tilauksesi klikkaamalla jokaisesta markkinointiviestistämme löytyvää unsubscribe -linkkiä, muuttamalla ilona.works –palvelun tilisi yksityisyysasetuksia tai lähettämällä sähköpostia yllä annettuun sähköpostiosoitteeseemme.

6. Miten suojaamme ja säilytämme henkilötietojasi

6.1 Tietoturva

Huolehdimme aina asianmukaisin teknisin ja organisatorisin tietoturvatoimenpitein siitä, että käsittelemämme henkilötietosi ovat suojattu ja turvattu katoamiselta, luvattomalta pääsyltä ja käytöltä, sekä muilta vastaavilta tietomurroilta tai –vuodoilta. Nämä toimenpiteemme voivat sisältää muun muassa salassapitovaatimusten asettaminen henkilöstöllemme ja palveluntarjoajillemme, käyttöoikeusrajoitukset, tietojen anonymisointi tai pseudonymisointi, palomuurien ja virustorjuntaohjelmien käyttö, lukolliset säilytystilat sekä turvalliset palvelintilat. Mikäli käsittelemiimme henkilötietoihisi on kohdistunut jokin tietoturvauhka, huolehdimme asianmukaisten lain vaatimien toimenpiteiden suorittamisesta uhkan poistamiseksi ja sen vaikutusten minimoimiseksi.

Henkilötietojesi turvallisuus riippuu kuitenkin myös osin sinusta itsestäsi. Sinun tulee huolehtia siitä, että ilona.works –palveluihin liittyen käyttämäsi laitteet ja internetyhteytesi on asianmukaisesti salattu. Sinun tulee myös huolehtia siitä, että säilytät käyttäjätunnuksesi ja salasanasi ilona.works –palveluihimme luottamuksellisina, etkä jaa käyttäjänimeäsi, käyttäjätunnustasi ja salasanaasi kenenkään toisen henkilön kanssa.

6.2 Tietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin sinulle on asiakassuhde kanssamme tai niin kauan, kuin se muutoin on välttämätöntä palveluidemme asianmukaiseksi tarjoamiseksi.  Tämän ajan jälkeen säilytämme tietojasi niin kauan kuin olemme velvollisia soveltuvan lainsäädännön alla niitä säilyttämään (esim. koskien laskujen säilyttämistä tai kirjanpitolainsäädännön vaatimuksia) tai niin kauan kuin se on tarpeellista voidaksemme puolustautua mahdollisia oikeudellisia vaatimuksia vastaan.

7. Miten luovutamme tai siirrämme henkilötietojasi

ilona.works voi aika ajoin luovuttaa tai jakaa henkilötietojasi tiettyjen kolmansien osapuolten kanssa (tai muuten sallia heille pääsyn henkilötietoihin) ilona.works –palveluihin liittyen. Tällaisia kolmansia tahoja ovat muun muassa alihankkijamme ja muut palveluntarjoajamme, jotka osallistuvat ilona.works –palveluiden tuottamiseen tai joille olemme muutoin ulkoistaneen toimenpiteitämme (esim. laskutuspalveluitamme tai markkinointipalvelumme). Emme kuitenkaan koskaan myy henkilötietojasi kolmansille osapuolille mihinkään markkinointitarkoituksiin.

Edellä mainitun lisäksi luovutamme henkilötietojasi kumppaneinamme toimiville kolmansille tahoille, joiden tuotteita tai palveluita haluat tilata ilona.works –palvelumme kautta. Tällaiset kumppaneinamme toimivat kolmannet tahot käsittelevät kuitenkin heille luovuttamiamme henkilötietojasi itsenäisesti rekisterinpitäjinä omien tietosuojaselosteidensa ja henkilötietojen käsittelykäytänteidensä mukaisesti. Tilaamalla kumppaniemme palveluita tai tuotteita tiedostat, että nämä tahot käsittelevät henkilötietojasi, eikä ilona.worksillä ole sananvaltaa näiden kolmansien tahojen käsittelytoimenpiteisiin.

ilona.works käsittelee ja säilyttää henkilötietoja pääasiassa Euroopan Unionin (EU) ja Euroopan Talousalueen (ETA) sisäpuolella, eikä tietoja siirretä näiden alueiden ulkopuolelle. Kuitenkin osa palveluntarjoajistamme tai käyttämistämme palvelinpalveluista saattaa aika ajoin sijaita myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella, jolloin tietoja saatetaan käsitellä myös tällaisissa EU:n ja ETA:n ulkopuolisissa maissa joissa tietosuojan taso ei välttämättä ole sama kuin omassa kotimaassasi. Mikäli siirrämme tai sallimme pääsyn henkilötietoihisi tällaisista maista, huolehdimme aina asianmukaisin lainsäädännön määräämin turvatoimenpitein tietojesi suojaamisesta siirtojen yhteydessä. Tällaisia suojatoimenpiteitä voivat olla joko EU-US Privacy Shield sertifiointi tai EU:n komission mallisopimuslausekkeiden solmiminen.

Sinulla on oikeus ottaa meihin yhteyttä saadaksesi lisää tietoja käyttämistämme suojatoimista (mukaan lukien kopio asiaankuuluvista siirtojen suojausmekanismeista) varmistaaksesi henkilötietojesi riittävän suojan, kun niitä siirretään yllä mainitun mukaisesti.

8. Evästeiden käyttö

ilona.works käyttää tiettyjä evästeitä ilona.works –palveluidensa ja verkkosivustonsa yhteydessä. Näitä evästeitä käytetään, jotta voimme jatkuvasti ylläpitää parantaa palveluitamme sekä voidaksemme tarjota paremman käyttökokemuksen asiakkaillemme. Evästeiden avulla voimme esimerkiksi ylläpitää ja seurata asiakkaidemme mieltymyksiä, turvata palveluitamme paremmin, tunnistaa teknisiä ongelmia sekä valvoa palveluidemme kokonaissuoritusta.

8.1 Käyttämämme evästeet

Käytämme evästeitä verkkosivullamme ja ilona.works -palveluissamme seuraamaan selaimesi meille antamia tietoja vierailuidesi yhteydessä. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka ladataan ja voidaan säilyttää laitteillasi, ja jotka mahdollistavat internetin ja joidenkin palveluiden ominaisuuksien käytön esim. tietokoneellasi, älypuhelimellasi tai tabletillasi. ilona.works käyttää useita erilaisia evästeitä.

Käytämme verkkosivustollamme seuraavia evästeitä:

1. välttämättömät evästeet

Välttämättömät evästeet ovat nimensä mukaisesti välttämättömiä palveluiden toiminnalle ja niiden tarkoitus on auttaa sinua verkkosivustomme ja ilona.works –palveluidemme käytössä. Nämä evästeet auttavat parantamaan palveluiden turvallisuutta ja perustoimintoja, ja ovat välttämättömiä verkkosivustomme ja ilona.works -palveluidemme toiminnalle. Jos estät nämä evästeet, emme voi taata käyttöäsi tai turvallisuuttasi vierailusi aikana.

1. toiminnalliset evästeet

Käytämme toiminnallisia evästeitä tarjotaksemme sinulle parhaan käyttökokemuksen. Näitä evästeitä käytetään esimerkiksi verkkosivustomme tai ilona.works –palveluidemme räätälöimiseksi juuri sinulle. Tällaisten evästeiden avulla verkkosivustomme ja palvelumme muistavat tekemäsi valinnat tarjotakseen sinulle räätälöidympiä toimintoja.

1. suoritusta mittaavat evästeet

Suoritusta mittaavat evästeet auttavat meitä ymmärtämään verkkosivustomme ja palveluidemme käyttäjien käyttäytymistä. Näiden evästeiden avulla voimme jatkuvasti parantaa palveluitamme. Käytämme näitä evästeitä myös ymmärtääksemme paremmin, miten tehokkaasti verkkosivustomme ja ilona.works –palvelumme toimivat. Evästeet kertovat meille esimerkiksi, mille sivuille vierailijamme useimmiten menevät ja saavatko he virheviestejä verkkosivustoilta.

Kaikkia käyttämiämme evästeitä hallinnoivat kolmannet osapuolet. Voit katsoa näiden kolmansien osapuolten omat tietosuojaselosteen saadaksesi lisätietoja heidän suorittamastaan henkilötietojen käsittelystä. Käytämme erityisesti Google Analyticsia, jonka avulla pystymme arvioimaan verkkosivustoamme ja ilona.works –palveluitamme käytetään. Nämä tiedot ovat välttämättömiä, jotta voimme jatkuvasti parantaa verkkosivustomme toiminnallisuutta. Evästeitä voidaan säilyttää 30 minuutista kahteen vuoteen. Näiden evästeiden luomat tiedot verkkosivustomme käytöstäsi (mukaan lukien IP-osoitteesi) siirretään Google Inc:lle ja säilytetään sen toimesta palvelimilla Yhdysvalloissa.

Hallitse evästeasetuksiasi:

Voit milloin tahansa estää tai kieltää evästeiden käytön käyttämäsi selaimen asetuksista. Jos kuitenkin estätä kaikki evästeet, et välttämättä pysty enää käyttämään kaikkia verkkosivustomme tai ilona.works -palveluidemme ominaisuuksia tai toimintoja. Lisätietoja evästeiden hallinnasta ja niiden poistamisestä löydät osoitteesta  http://www.allaboutcookies.org/manage-cookies/.

9. Sinun oikeutesi

Soveltuva tietosuojalainsäädäntö takaa sinulle useita erilaisia oikeuksia henkilötietojesi käsittelyyn liittyen.  Tietyin lisäedellytyksin ja poikkeuksin sekä sen lisäksi mitä muualla tässä Tietosuojaselosteessa todetaan, sinulla on seuraavat tässä kappaleessa listatut oikeudet:

1. oikeus pyytää meitä antamaan sinulle kopio henkilötiedoista, joita meillä on sinusta ja tietyt tiedot näiden henkilötietojesi käsittelyyn liittyen;
2. oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa, esim. kun kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden tai emme enää tarvitse henkilötietoja niiden alkuperäisiin käsittelytarkoituksiin, mutta tietoja tarvitaan oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai siltä puolustautumiseksi;
3. oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista tietyissä tilanteissa, esim. kun henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, johon ne alun perin kerättiin tai niitä käsiteltiin ( right to be forgotten);
4. oikeus vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuihin etuihimme;
5. oikeus milloin tahansa vetää pois käsittelylle antamasi suostumus silloin kuin käsittelymme perustuu suostumuksellesi;
6. oikeus pyytää, että päivitämme henkilötietojasi tai korjaamme virheelliset henkilötietosi. Joidenkin works –palveluidemme osalta voit myös itse korjata, päivittää tai poistaa tiettyjä henkilötietojasi tai deaktivoida ilona.works -palvelutilisi kokonaan tiliasetustesi kautta; ja
7. oikeus tehdä valitus paikalliselle toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, joka esim. Suomessa on Tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).

Voit käyttää yllä mainittuja oikeuksiasi ottamalla yhteyttä ilona.worksiin tässä Tietosuojaselosteessa annettuja yhteistietoja käyttäen tai joissain tapauksissa oman käyttäjätilisi kautta. Saatamme joutua pyytämään sinulta lisätietoja ennen kuin voimme toteuttaa tekemäsi oikeuksiisi liittyvän pyynnön. Pyydämme lisätietoja varmistuaksemme henkilöllisyydestäsi ja pitääksemme yllä palveluidemme turvallisuutta.

10. Muutokset tähän Tietosuojaselosteeseen

Voimme päivittää ja muuttaa tätä Tietosuojaselostetta aika ajoin. Mikäli muutokset koskevat olennaisia muutoksia henkilötietojen käsittelyssämme, ilmoitamme tästä sinulle etukäteen. Muilta osin päivitetty versio vain julkaistaan verkkosivuillamme tai muutoin works -palveluidemme yhteydessä. Tarkistathan tämän Tietosuojaselosteen säännöllisesti nähdäksesi sen viimeisimmän version.